Wat mag je controleren bij je personeel?
Geplaatst op: 21-11-2016, 08:35:48
Je personeel heeft een zekere mate van privacy op kantoor. Als werkgever mag je medewerkers in principe controleren, maar de wetgever stelt hier wel beperkingen aan. Wat mag je controleren en wat niet? En welke eisen stelt de Wet bescherming persoonsgegevens aan de controles?
Het gros van de controle op het werk gebeurt anoniem. De werkgever kan data verkrijgen, maar kan het niet herleiden naar een specifiek persoon. Controle direct op de persoon kan en mag alleen onder strikt geldende regels. “Er moet een wezenlijk vermoeden bestaan dat de werknemer iets doet wat de boeken te buiten gaat”, zegt Ivo van der Helm, Universitair docent Arbeidsrecht en Sociaal Beleid aan de Universiteit Utrecht.
Wat mag een werkgever surveilleren?
1) Internet
Als werkgever mag je voorwaarden stellen aan e-mail- en internetgebruik op het door personeel en bepaalde soorten gebruik verbieden. Ook mag je controleren of dit nageleefd wordt.
2) Telefoon
Werknemers staan in hun recht als zij de werktelefoon af en toe te gebruiken voor een privégesprek. Maar heb je aanwijzingen dat werknemers misbruik maken van de telefoon van het werk? Dan mag je het telefoongebruik controleren.
Werkgevers mogen alleen telefoongesprekken opnemen als dat noodzakelijk is. Bijvoorbeeld om:
– de telefonische dienstverlening door de werknemers in een callcenter te verbeteren;
– een vermoeden van fraude door een werknemer te bewijzen;
– te controleren of een klacht van een klant terecht is.
3) Cameratoezicht
Onder bepaalde voorwaarden mogen werknemers cameratoezicht gebruiken om personeel te controleren. Een verborgen camera mag normaal gesproken niet. Maar wordt er bijvoorbeeld veel gestolen of gefraudeerd, dan mag je onder strenge voorwaarden een verborgen camera gebruiken.
4) E-mail
Zakelijke e-mail accounts mogen gemonitord worden. Je kunt privégebruik van e-mail en internet onder werktijd niet helemaal verbieden. Werknemers hebben recht op een bepaalde mate van privacy op het werk. Bij screening moet je de privéberichten zo veel mogelijk ontzien.
5) Social media accounts
Een werkgever kan monitoren wat er op sociale media over zijn organisatie wordt gezegd door op de naam van de organisatie te zoeken. Er zijn in recente jaren veel ontslagen geweest – ook op staande voet – doordat personeelsleden zich op social media negatief uitlieten over hun baas of bedrijfsgeheimen verklapten.
Controle mag, maar niet zomaar
Een werkgever kan zijn personeel niet zomaar controleren. Hij moet voldoen aan de eisen uit onder meer de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De belangrijkste voorwaarden voor de controle van personeel zijn:
1) Er bestaat een legitieme reden (het zogeheten gerechtvaardigd belang). Dit belang weegt zwaarder dan het privacybelang van het personeel.
2) Er zijn geen andere manieren mogelijk om het doel te bereiken, die minder ingrijpend zijn voor de privacy van de werknemers.
3) De werkgever meldt de controle bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
4) De werkgever informeert de werknemers over wat toegestaan en wat verboden is, dat controle mogelijk is en op welke manier dat gebeurt. Dit kan bijvoorbeeld met gedragsregels of een protocol.
5) De werkgever houdt rekening met het recht op vertrouwelijke communicatie van de werknemers. Bijvoorbeeld bij de controle van e-mail of telefoon.
6) De werkgever vraagt van te voren instemming voor de controle aan de ondernemingsraad (indien van toepassing).
Wat kan de werkgever buiten kantoor(uren) surveilleren?
Wat een medewerker buiten kantooruren doet heeft niets met de baas te maken (artikel 10 van de Grondwet). Maar als de medewerker er conflicterende nevenwerkzaamheden op na houdt, of er sprake is van schending van geheimhoudingsplicht door het personeelslid dan verandert dat de zaak.
Bronnen: VikingDirect, Autoriteit Persoonsgegevens, Securityrecht